COS’È UN AUDIT
Gli audit sono attività di controllo svolte per verificare la conformità a particolari criteri e disposizioni, con l’obiettivo finale di perseguire un miglioramento continuo. Gli audit devono essere effettuati da una persona appositamente formata a tale scopo, in modo da verificare tutti gli aspetti critici intervistando i responsabili di processo e gli operatori coinvolti e raccogliendo delle evidenze oggettive idonee. Non è strettamente necessario affidarsi a un consulente esterno per tale attività; in effetti le aziende più grandi si avvalgono spesso di dipendenti appositamente formati, di solito facenti capo all’ufficio qualità.
La situazione si complica per le aziende più piccole, che spesso fanno fatica a farsi carico dei costi per la formazione del personale e non possono permettersi di “staccare” il personale dalle sue mansioni abituali per dedicarsi alle verifiche interne, né tantomeno di dedicare personale appositamente a questo compito.
Teniamo anche conto del fatto che nessuno può auditare sé stesso, quindi in azienda sono necessari almeno due auditor formati per verificare tutti i processi.
Un auditor esterno, invece, può controllare tutti i processi di un’azienda, in quanto non direttamente coinvolto in nessuno di essi.
TIPOLOGIE DI AUDIT
Esistono tre tipologie di audit, che si distinguono in base al ruolo rivestito dall’azienda nel processo di verifica.
• Auditor di prima parte
Un professionista incaricato da un’organizzazione per svolgere un audit sul proprio sistema di gestione e può essere un libero professionista oppure un dipendente che sia in un posizione di indipendenza funzionale. Infatti, sebbene si tratti di controlli interni, è necessario mantenere una posizione di indipendenza nei processi di valutazione. La finalità di un audit di prima parte è quella di valutare l’efficienza e l’efficacia del sistema di gestione della stessa organizzazione che lo richiede.
• Auditor di seconda parte
Un professionista incaricato da un’organizzazione per svolgere audit sul sistema di gestione di una seconda organizzazione e può essere un dipendente oppure un libero professionista. Un esempio tipico di audit di seconda parte è quello che viene condotto per la qualifica di un fornitore. La finalità di un audit di seconda parte è quella di valutare l’efficienza e l’efficacia del sistema di gestione di un’organizzazione verso la quale l’organizzazione che lo richiede ha qualche interesse.
• Auditor di terza parte
Un professionista, incaricato da un organismo di certificazione, indipendente ed accreditato, per svolgere un audit sul sistema di gestione di un’organizzazione, con la finalità di certificarlo.
LA NOSTRA ATTIVITÀ DI AUDIT
DISTE pianifica ed effettua su richiesta attività di ispezione al fine di verificare che un prodotto/servizio, un processo o un sistema siano conformi a specifici requisiti: scopo dell’audit è fornire un quadro di analisi oggettivo della realtà verificata, evidenziando punti di forza e debolezza al fine di instaurare un processo incrementale di miglioramento continuo.
Mistery audit
Entrambe le tipologie di audit possono essere effettuate anche sotto forma di “mistery audit” ossia rilevando e valutando in modo anonimo, per mezzo di clienti fittizi, la qualità dei servizi/prodotti, la corretta applicazione delle procedure, il corretto comportamento dei dipendenti, e quanto altro relativo al prodotto/servizio e ai processi impiegati per commercializzarlo.
Audit di prodotto, di processo, di sistema
I nostri esperti sono a disposizione per effettuare:
• Audit di prodotto, ossia la verifica che un prodotto (o un servizio) sia conforme ai requisiti specificati, tale attività potrebbe comportare il ricorso a specifiche attività di prova o ad attività di analisi sistematica della documentazione di prodotto. Ancora tale tipologia di verifica potrebbe essere ricondotta ad una più generale attività di marcatura del prodotto.
• Audit di processo, attività finalizzata a verificare che un determinato processo rispetti le caratteristiche indicate nella specifica del processo stesso. Possibili obiettivi per tale tipologia di ispezione sono l’individuazione di miglioramenti o la verifica della efficacia del processo stesso; tale attività potrebbe prevedere prove su prodotti o materiali.
• Audit di sistema, ossia una verifica sistematica di tutti gli elementi di un sistema di gestione aziendale. Scopo dell’audit di sistema è fornire un quadro dello stato di applicazione, della efficacia e della conformità del sistema verificato, evidenziando eventuali punti deboli/di forza. Tale attività viene tipicamente svolta nel corso dello sviluppo del sistema di gestione aziendale del cliente, sia esso ex-novo o per adeguamenti di quanto esistente a seguito di aggiornamenti normativi.
Auditor di terza parte
I nostri Lead Auditor collaborano da più di 10 anni con importanti Enti di certificazione Italiani che Internazionali
LE FASI DEGLI AUDIT DI 1° E 2° PARTE
Verifica documentale
Tale fase ha lo scopo di valutare la completezza e la conformità del sistema documentale dell’area/dipartimento additato (manuale, procedure, istruzioni operative) ai requisiti della normativa di riferimento in materia di trattamento di dati personali
Analisi dello stato dell’arte
In questa fase viene analizzato lo stato dell’arte dell’area/dipartimento auditato attraverso interviste, evidenze oggettive, procedure e processi operativi messi in campo dall’organizzazione per il trattamento di dati personali effettuati
Risultanze
I risultati della verifica vengono inseriti all’interno del report dove sono contenute le risultanze dell’audit